Home
Lobby ¤ Front Office ¤ Back Office ¤ Management
 
Senin, 29 April 2024
¤ Training  ¤ SOP
Account Payable
Pemeriksaan Tiket BSP/IATA
Pemeriksaan Top Up Airline
Proses Credit Note
Proses Refund
Mohon Pembayaran
Apa itu Refund ?

Pada bidang usaha jasa tour & travel agent, seorang pelanggan mempunyai kesempatan untuk mengembalikan suatu jasa produk yang sudah dibeli seperti tiket pesawat, voucher hotel, voucher tour dan produk lainnya untuk dikembalikan sebagian atau seluruhnya, sesuai dengan syarat & ketentuan yang diberlakukan oleh supplier.

Proses pengembalian jasa produk inilah yang disebut Refund, silakan klik dan pelajari beberapa topik dibawah ini agar lebih dimengerti bagaimana implementasi proses refund pada sistim TravelBOS.
» Kronologis Refund

» Syarat & Ketentuan Refund

» Skenario Proses Refund



Kronologis Refund

Berikut ini adalah urutan peristiwa mengenai proses refund yang terjadi pada aktifitas travel agent di Indonesia dan penerapan implementasinya pada sistim TravelBOS.
Peristiwa #1
Pelanggan membeli tiket/voucher di Travel Agent.
Peristiwa pertama yang menyebabkan timbulnya suatu proses refund adalah adanya transaksi pembelian oleh Pelanggan untuk tiket/voucher yang dijual di travel agent.

Pada peristiwa ini Travel Agent harus membuat invoice pada sistim TravelBOS dari modul Front Office, untuk setiap produk yang dibeli oleh Pelanggan.

Peristiwa #2
Pelanggan batal menggunakan tiket/voucher yang telah dibeli.
Pada prakteknya sudah pasti akan terjadi pembatalan untuk tiket/voucher yang sudah dibeli, baik karena adanya halangan dari Pelanggan itu sendiri ataupun halangan yang asalnya dari Supplier seperti cuaca buruk sehingga pesawat tidak bisa terbang atau tidak tersedianya kamar hotel karena terjadi bencana alam dan lain lain.

Karena adanya peristiwa pembatalan tiket/voucher inilah maka timbul suatu aktifitas penerimaan sejumlah uang dari Supplier dan pengembalian sejumlah uang kepada Pelanggan, yang prosesnya saling berhubungan dan dinamakan proses refund.

Dengan adanya peraturan dari Supplier yang menyatakan bahwa jika pembelian tiket/voucher di Travel Agent maka proses refundnyapun harus melalui Travel Agent juga, maka Pelanggan harus membawa tiket/voucher yang batal digunakan tersebut langsung ke Travel Agent agar dapat diproses refund.

Peristiwa #3
Travel Agent membuat Tanda Terima Refund.
Pada saat Pelanggan memberikan tiket/voucher yang batal digunakan ke Travel Agent, maka Travel Agent akan memberikan surat tanda terima yang menyatakan bahwa sudah menerima tiket/voucher yang tidak digunakan dari Pelanggan.

Pada sistim TravelBOS, proses penerimaan ini harus dilakukan dengan mencetak Tanda Terima Refund dari sistim TravelBOS, untuk memastikan bahwa tiket/voucher yang batal digunakan tersebut adalah benar milik Travel Agent kita sendiri dan sudah pernah dibuat invoicenya.

Untuk membuat Tanda Terima Refund ini dapat kamu lakukan dari menu Back Office » Refund » Buat Tanda Terima.

Peristiwa #4
Travel Agent mengajukan refund ke Supplier.
Berdasarkan Tanda Terima Refund yang telah dibuat, maka Travel Agent melakukan proses pengajuan refund ke Supplier dengan mengikuti aturan yang telah ditentukan oleh masing masing Supplier.

Peristiwa #5
Pelanggan dan Travel Agent menunggu persetujuan refund dari Supplier.
Setelah tiket/voucher yang batal digunakan dikirim ke Supplier, maka Pelanggan dan Travel Agent harus menunggu jawaban persetujuan dari Supplier.

Setiap Supplier mempunyai aturan dan ketentuan masa proses yang berbeda beda, oleh karena itu jangan pernah menjanjikan waktu yang pasti kepada Pelanggan. Selain itu jangan pula menjanjikan bahwa tiket/voucher yang tidak digunakan pasti dapat direfund, sebab keputusan akhir bisa atau tidaknya di refund berada sepenuhnya di tangan Supplier.

Peristiwa #6
Travel Agent menerima sejumlah uang dari Supplier.
Pada saat Supplier menyetujui proses refund, maka Supplier akan memberikan sejumlah uang kepada Travel Agent atau mengeluarkan bukti credit note yang dapat digunakan untuk pemotongan pembayaran hutang selanjutnya.

Berdasarkan bukti credit note yang dikeluarkan oleh Supplier, maka pada saat terjadi peristiwa ini Travel Agent harus melakukan Proses Credit Refund pada sistim TravelBOS, yang dapat dilakukan dari menu Back Office » Refund » Proses Credit Refund.

Proses Credit Refund yang dilakukan pada peristiwa ini akan digunakan oleh sistim TravelBOS sebagai identifikasi bahwa kamu telah menerima sejumlah uang pengembalian refund dari Supplier.

Peristiwa #7
Travel Agent mengembalikan sejumlah uang kepada Pelanggan.
Setelah memastikan bahwa telah menerima refund dari Supplier maka langkah terakhir dari proses refund ini adalah mengembalikan uang yang telah diterima dari Supplier ke Pelanggan.

Jumlah uang yang dikembalikan kepada Pelanggan bisa sama dengan yang diterima dari Supplier atau biasanya dapat juga dipotong dahulu untuk biaya administrasi.

Pada sistim TravelBOS proses pengembalian uang kepada Pelanggan ini terkait dengan Proses Credit Refund (lihat Peristiwa #6 diatas), artinya jika Credit Refund belum diproses maka kamu tidak dapat melakukan proses pengembalian uang kepada Pelanggan.

go top


Syarat & Ketentuan Refund

Dibawah ini adalah syarat & ketentuan yang berlaku pada proses refund
1. Jenis Dokumen
Jenis Dokumen yang dapat diproses refund adalah tiket, voucher hotel, voucher tour, L/G dan dokumen lainnya yang terdapat didalam database Document Inventory.

2. Dokumen sudah ada Nomor Invoice.
Setiap Nomor Dokumen yang akan diproses refund harus sudah ada Nomor Invoice.

3. Harus dibuat Tanda Terima Refund terlebih dahulu
Setiap Nomor Dokumen yang akan diproses refund harus dibuat Tanda Terima Refund masing masing per nomor dokumen dari menu Buat Tanda Terima Refund.

Proses pembuatan tanda terima refund ini penting karena untuk verifikasi bahwa tiket/voucher yang direfund telah dibuat invoice sebelumnya pada sistim TravelBOS dan menyatakan bahwa tiket/voucher tersebut adalah benar milik Travel Agent kita sendiri.

4. Perhitungan Refund Per Nomor Dokumen
Proses refund akan dihitung dan disimpan berdasarkan nilai yang ada pada satu nomor dokumen saja. Contohnya adalah sebagai berikut :

Pada Nomor Invoice IN.200801.1 ada 2 tiket yang akan di refund, yaitu :
Nomor Tiket ke-1 : 7007 100 101 (akan di proses refund)
Nomor Tiket ke-2 : 7007 100 102 (akan di proses refund)
Nomor Tiket ke-3 : 7007 100 103

Dalam proses refund maka nomor tiket ke-1 harus dihitung dan disimpan lalu dicetak terlebih dahulu hingga selesai, kemudian baru melanjutkan untuk perhitungan dan pencetakan nomor tiket yang ke-2.

5. Satu Nomor Credit Refund hanya berlaku untuk Satu Dokumen
Karena satu Tanda Terima Refund mewakili hanya untuk satu Nomor Dokumen, maka pada proses akhir di sistim TravelBOS akan mengeluarkan satu Nomor Credit Refund yang berlaku hanya untuk satu Nomor Dokumen juga.

6. Satu Nomor Dokumen hanya dapat direfund satu kali saja
Sesuai dengan ketentuan akuntansi travel agent, maka satu nomor dokumen hanya dapat direfund satu kali saja.

go top