Home
¤ Lobby ¤ Front Office Back Office ¤ Management
 
Senin, 29 April 2024
¤ General  ¤ Account Receiveable ¤ Account Payable ¤ Accounting ¤ Finance ¤ Cashier
Account Payable
Pemeriksaan Tiket BSP/IATA
Pemeriksaan Top Up Airline
Proses Credit Note
Proses Refund
Mohon Pembayaran
Apa itu Credit Note ?

Membuat invoice merupakan pekerjaan rutin yang harus dikerjakan setiap hari dan pada prakteknya tidak dapat dipungkiri bahwa pada proses pembuatan invoicenya kadang terjadi kesalahan dalam memasukkan data harga jual atau harga beli dari tiket, voucher, letter of guarantee atau dokumen lainnya yang dijual.

Untuk memperbaiki kesalahan invoice tersebut, cara yang tercepat adalah dengan melakukan proses void invoice, tetapi jika tidak memungkinkan untuk diproses void invoice ( lihat syarat & ketentuan proses void invoice ) maka solusi perbaikannya adalah dengan melakukan prosedur akuntansi travel agent yang berlaku, yaitu dengan membuat credit note untuk setiap dokumen yang salah harga jual atau harga belinya.

Jadi dapat dikatakan bahwa fungsi dari credit note ini adalah cara yang harus dilakukan pada sistim TravelBOS untuk memperbaiki kesalahan yang terjadi pada setiap dokumen yang telah dibuat invoice.

Silakan klik dan pelajari beberapa topik dibawah ini agar lebih dimengerti bagaimana implementasi proses credit note pada sistim TravelBOS.
» Syarat & Ketentuan Credit Note

» Skenario Proses Credit Note



Syarat & Ketentuan Credit Note

Dibawah ini adalah syarat & ketentuan yang berlaku pada proses credit note.
1. Jenis Dokumen
Jenis Dokumen yang dapat dibuat credit note adalah tiket, voucher hotel, voucher tour, L/G dan dokumen lainnya yang terdapat didalam database Document Inventory.

2. Per Invoice
Dalam satu Nomor Credit Note hanya dapat dibuat untuk satu Nomor Invoice. Contohnya adalah sebagai berikut :

Ada 2 nomor tiket yang salah harga dalam 2 nomor invoice yang berbeda yaitu :
Nomor Tiket ke-1 : 7007 100 101 dengan Nomor Invoice IN.200801.1
Nomor Tiket ke-2 : 7007 100 102 dengan Nomor Invoice IN.200801.2

Dalam proses credit note maka nomor invoice IN.200801.1 dan IN.200801.2 tidak dapat dijadikan dalam 1 credit note, tetapi harus dibuat masing masing pada credit note yang berbeda.

3. Multi Dokumen
Jika dalam satu Nomor Invoice terdapat lebih dari 1 dokumen yang salah harga, maka proses credit notenya dapat dijadikan dalam satu Nomor Credit Note. Contohnya adalah sebagai berikut :

Pada Nomor Invoice IN.200801.3 ada 2 tiket yang salah harga, yaitu :
Nomor Tiket ke-1 : 7007 100 103 (harganya salah)
Nomor Tiket ke-2 : 7007 100 104 (harganya salah)
Nomor Tiket ke-3 : 7007 100 105

Dalam proses credit note maka nomor tiket ke-1 dan ke-2 dapat dijadikan dalam 1 nomor credit note sekaligus, tidak perlu dipisah dalam credit note yang berbeda.

4. Perhitungan Per Nomor Dokumen
Proses credit note akan dihitung dan disimpan berdasarkan nilai yang ada pada setiap dokumen dan bukan berdasarkan jumlah total dalam satu invoice. Contohnya adalah sebagai berikut :

Pada Nomor Invoice IN.200801.4 ada 2 tiket yang salah harga, yaitu :
Nomor Tiket ke-1 : 7007 100 106 (harganya salah)
Nomor Tiket ke-2 : 7007 100 107 (harganya salah)
Nomor Tiket ke-3 : 7007 100 108

Dalam proses credit note maka nomor tiket ke-1 harus dihitung dan disimpan terlebih dahulu, kemudian baru lanjutkan untuk perhitungan dan penyimpanan nomor tiket ke-2.

5. Belum Dibuat Tanda Terima Refund
Dokumen yang akan diproses credit note belum pernah dibuat Tanda Terima Refund.

Jika dalam kondisi tertentu ada dokumen yang telah dibuat tanda terima refund yang harus dibuat credit note terlebih dahulu, maka yang dapat dilakukan adalah membatalkan terlebih dahulu tanda terima refundnya, setelah diproses credit notenya barulah dibuat kembali tanda terima refund yang baru.

6. Belum Diproses Credit Note Refund
Dokumen yang akan diproses credit note belum pernah diproses untuk Credit Refund.

7. Otomatis Dihapus Setiap Hari Pk.00.00
Untuk alasan keamanan data dan otomatisasi proses jurnal akuntansi, maka pada sistim travelBOS proses pembuatan credit note tidak dapat ditunda lebih dari satu hari dan harus diselesaikan pada hari itu juga, oleh karena itu setiap pk.00.00 setiap harinya, sistim akan selalu memeriksa dan secara otomatis (tanpa permisi lagi) akan menghapus semua data credit note yang prosesnya tertunda atau belum diselesaikan.

go top